Инспекция ФНС, в одном южном регионе, не смогла удержать эпизод по поставке товаров (металлического профиля, панелей, красок и т.п.), посчитав сделку нереальной, товар не существующим, а поставку на заводы металлургического холдинга выполнила другая организация, нежели указанная в договоре.

Отказали в вычетах НДС, сняли расходы по прибыли. Но по возражениям, согласились с нашими доводами (московские инспекции редко так делают, а вот регионы еще способны), сняли большую часть доначислений. Нам помогло несколько нижеприведенных пунктов:

1. Журнал пропусков с указанием Ф.И.О. сотрудников, даты, номера машины, которые проезжали (проходили) на территорию налогоплательщика для поставки (выполнения) товаров (работ, услуг).

2. Показания водителей, экспедиторов, перевозивших товар. Они пригодятся, если налоговики усомнятся в существовании товара. Желательно с приложением путевых листов, товаросопроводительных документов.

3. Если занимаетесь производством, то технологическая карта, с указанием технических параметров выпуска готовой продукции. Это поможет соотнести количество поставляемых товаров в выпуске готовой продукции, нормам потребления и т.п.

4. Табели учета рабочего времени в организации и штатное расписание. Они помогут доказать, что вы физически не могли выполнить самостоятельно те объемы работ, по которым налоговики сняли расходы и вычеты, а значит привлечение подрядчика было оправданным. Помочь могут и должностные инструкции, если из их содержания вытекает, что в обязанности сотрудников не входит выполнение спорных работ.

5. Журналы проведения инструктажей по технике безопасности. Это будет дополнительным подтверждением того, что представители подрядчика действительно присутствовали на объекте и проводили работы.

6. Калькуляция стоимости работ и услуг, графики выполнения работ. Они должны сопровождать каждый договор, и чем подробнее будет расшифровка, тем меньше поводов придраться будет у проверяющих.

7. Письма вашего заказчика, подтверждающие, что на его территории присутствовали субподрядчики, которые могли проходить без представителей подрядчика.

8. Документы, которые подписали другие Госорганы. Такие документы вызывают доверие как в УФНС, так и в суде. К примеру акт ввода в эксплуатацию объекта, жилого дома, штраф ГИБДД, который выписали водителю во время выполнения работ, судебное решение по результатам спора с контрагентом, заключение или штрафы Ростехнадзора и т.п.

9. Табели учета рабочего времени сотрудников подрядчика. Ведя такие табели, вы не только сможете доказать налоговикам реальность работ, но и предотвратите завышение стоимости работ подрядчиком.

10. Сравнительная таблица полученных услуг с выполненными работами. В этом вам поможет позаказный метод учета. Вы сможете видеть, какие товары, работы и услуги предоставлялись для каждого конкретного заказа, и предъявить это в качестве аргумента.

11. Сертификаты соответствия товара, акты осмотра, страховые полисы, дефектные ведомости.

12. Перечень оборудования, принадлежащего вашей компании. Так вы сможете доказать, что у вас не было соответствующих ресурсов, техники, для самостоятельного выполнения спорных работ.

Сохранять следует любые промежуточные документы, понадобится может все!